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Evento presencial vs evento virtual

Cada vez más, i como consecuencia de las restricciones que han venido impuestas a causa de la pandemia que está azotando a todo el planeta, la evolución hacia la actividad digital es, hoy, una realidad.

Los eventos digitales han ido ocupando espacio hasta convertirse casi en el único tipo de eventos que se llevan a cabo, sobre todo en las empresas.

La creación de eventos digitales tiene diversas motivaciones: el networking y la captación de nuevos clientes, la consolidación y mantenimiento de los clientes de un negocio, la generación de empatía entre miembros de equipos comerciales, el estímulo comercial para “seguir”, etc.

En los eventos presenciales, hay una serie de elementos que no se pueden replicar en los eventos digitales: la presencialidad, el contacto físico entre los miembros de un equipo de trabajo, el desplazamiento hasta un hotel, las actividades o competiciones que se celebran en grupo… Por el contrario, en los eventos digitales se puede aglutinar una considerable cantidad de gente con relativa facilidad y sin tener que alquilar espacios, pagar viajes, evitando desplazamientos, etc.

Los eventos virtuales son una nueva concepción del “evento”. Requieren una serie de pasos previos y una organización simple pero muy concreta. En primer lugar se debe contactar a través del correo electrónico o a través de una plataforma unificada de comunicación (Teams, Zoom, Skype, etc.) con todos los participantes en el evento. Se concreta el día y la hora en que todos deberán conectarse. En ocasiones y antes del día del evento, todos habrán recibido un paquete en su domicilio con elementos que formarán parte del evento. El día de inicio el moderador o el responsable de gestionar el evento, irá marcando el proceso para que éste se realice en el tiempo estipulado.

Al generar mucha expectación, este tipo de eventos se convierten en “experiencias” que la empresa aprovecha para promocionar su marca, para fidelizar, para estimular, o para vender. Para ello, hay que generar interés y transmitir los mensajes de la manera más agradable para los receptores.

Para aprovechar todo su potencial, se deben organizar comunicaciones especiales para los participantes y hacerlo en el momento adecuado.

Antes y después de la celebración del evento todos los participantes habrán recibido comunicaciones relacionadas con la celebración y un resumen o conclusión de los resultados. Además, si se realiza una encuesta de opinión entre todos los miembros del evento, la empresa obtendrá información valiosa para seguir avanzando en sintonía con la era de la digitalización y para saber más de sus contactos.

 

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